Privatlivserklæring

Hvem er ansvarlig

Den dataansvarlige i databeskyttelsesforordningens (GDPR) forstand er driftsansvarlig for dette værktøj: RegioVision GmbH Schwerin, repræsenteret ved den administrerende direktør Thomas Blum, Am Margaretenhof 28, 19057 Schwerin, Tyskland. Ved alle spørgsmål om databeskyttelse og for at udøve jeres rettigheder bedes I kontakte: blum@regiovision-sn.de.

Databeskyttelsesrådgiver: ingen udpeget, da det ikke er lovpligtigt; kontakt venligst den dataansvarlige direkte på blum@regiovision-sn.de.

Værktøjet anvendes i Interreg Baltic Sea Region-projektet Energy Circle (#C074). Den partnerorganisation, der rådgiver jer, arbejder med værktøjet og kan se oplysningerne i jeres sag; se “Hvem modtager jeres data”.

Hvem erklæringen vedrører

Denne erklæring gælder for personer i organisationer, der deltager i EnergyCircle Roadmap (virksomheder, kommuner, lokale initiativer), især organisationens kontaktperson, og for medarbejdere i projektets partnerorganisationer, som har en brugerkonto i værktøjet.

Hvad vi behandler, hvorfor, og på hvilket retsgrundlag

Organisationsoplysninger og svar i Quick Check: oplysninger om jeres organisation (navn, type, beliggenhed, hovedaktivitet, størrelse), jeres energikilder og forbrug, bygninger og anlæg, overskudsvarme og andre ressourcestrømme, ansvarsfordeling, erfaring og barrierer, mål, eksterne faktorer og støttebehov. Det er primært virksomhedsdata; de kan være personoplysninger, hvis en organisation er meget lille, eller hvis der er tale om et borgerinitiativ. Formål: at udarbejde jeres individuelle energikøreplan sammen med den rådgivende partner og at dokumentere projektets resultater. Retsgrundlag: databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b, når behandlingen tjener den rådgivningsydelse, I har anmodet om, ellers art. 6, stk. 1, litra f (vores og projektpartnernes legitime interesse i at gennemføre og dokumentere projektet).

Kontaktperson: navn, funktion, arbejdsmailadresse og arbejdstelefonnummer for én kontaktperson pr. organisation. Formål: at sende jer jeres personlige link, at holde kontakten, at overdrage køreplanen og at besvare jeres henvendelser. Disse data udskrives ikke i køreplanen, indgår ikke i den anonymiserede rapportering og videregives ikke til One-Stop-Energy-Shop. Retsgrundlag: GDPR art. 6, stk. 1, litra b eller f, som ovenfor.

Fritekst og dokumentationsnoter: nogle felter kan indeholde fritekst, og den rådgivende partner kan tilføje en dokumentationsnote (op til 2.000 tegn) til hver vurdering. Indtast venligst ikke oplysninger om enkeltpersoner og ingen særlige kategorier af oplysninger (for eksempel helbred, religion, politisk overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold). Værktøjet spørger ikke efter sådanne oplysninger.

Refleksionsbedømmelse og køreplan: ud fra jeres svar i Quick Check bedømmer den rådgivende partner, hvor fuldstændige oplysningerne er inden for seks dimensioner (skala fra 1 til 4). På den baggrund udleder værktøjet en informationsprofil og forslag til tiltag, som partneren redigerer, før noget når et køreplansdokument. Profilen beskriver, hvor fuldstændige oplysningerne om en organisation er, ikke en person og ikke organisationens præstation. Der træffes ingen automatiske afgørelser med retsvirkning eller tilsvarende betydelig virkning for jer (GDPR art. 22): værktøjet foreslår, et menneske beslutter. Retsgrundlag: som ovenfor.

Brugerkonti for partnermedarbejdere: navn, arbejdsmailadresse, partnerorganisation, funktion, en adgangskode (gemmes kun som hashværdi), tidspunktet for seneste login, en tæller for mislykkede login med midlertidig spærring (15 minutter) og engangslinks til nulstilling (gemmes kun som hashværdi, gyldige i 60 minutter). Formål: adgangsstyring og værktøjets sikkerhed. Retsgrundlag: GDPR art. 6, stk. 1, litra f (sikker drift af værktøjet og samarbejdet i projektet).

Handlingslog: værktøjet registrerer, hvem der har oprettet, set, ændret, eksporteret eller slettet en sag, og hvem der har logget ind, med konto, sagsnummer og tidspunkt. Loggen indeholder ingen navne, kontaktdata eller svar. Formål: sikkerhed, sporbarhed og dokumentation for lovlig behandling. Retsgrundlag: GDPR art. 6, stk. 1, litra f og GDPR art. 32.

E-mail: vi sender invitationen med jeres personlige link til kontaktpersonens arbejdsadresse, links til nulstilling af adgangskode til brugere, korte notifikationer til projektejeren og til den rådgivende partners administratorer (hændelse, sagsnummer, partner, organisationstype, tidspunkt og et link; aldrig navne, kontaktdata eller svar) og, hvor det er slået til, en kvittering, når I indsender jeres svar, og et resumé til OSES. Formål: drift af tjenesten. Retsgrundlag: GDPR art. 6, stk. 1, litra b eller f. Hvor der ikke er konfigureret nogen mailtransport, skrives meddelelserne kun til en redigeret log på serveren.

Tekniske data: når I åbner en side, behandler webserveren tekniske data som IP-adresse, dato og klokkeslæt, den anmodede adresse og browseroplysninger og skriver dem til serverlogs (slettes efter 14 dage). For at beskytte login og nulstilling af adgangskode mod misbrug gemmer værktøjet selv kun en irreversibelt omdannet form af IP-adressen (en hashværdi med en hemmelig nøgle) i én time; selve adressen gemmes ikke. Værktøjet bruger ingen webanalyse, sporing eller reklame. Dets egen fejllog indeholder tekniske fejlmeddelelser, som er udformet, så de ikke indeholder navne, kontaktdata eller svar. Retsgrundlag: GDPR art. 6, stk. 1, litra f (stabil og sikker drift).

Indberetninger fra brugere: partnermedarbejdere kan indberette problemer og forslag. En indberetning indeholder kontoen, en kategori, den skærm, den blev skrevet på, et emne og en valgfri beskrivelse. Formål: at forbedre værktøjet. Retsgrundlag: GDPR art. 6, stk. 1, litra f.

Rapportering: rapporter til programmet bruger kun anonymiserede tal (antal sager, organisationstyper, regioner, scorer, barrierekategorier) uden navne. Den færdige køreplan opbevares som projektdokumentation (se “Hvor længe vi opbevarer jeres data”).

Excel-import: en partner kan importere en Excel-projektmappe, som er udfyldt sammen med jer offline. Filen læses i hukommelsen og gemmes ikke; kun en kontrolsum opbevares for at advare mod import af den samme fil to gange. Intet når sagen, før partneren har gennemgået og bekræftet det.

Hvor oplysningerne stammer fra

Fra jer, via jeres personlige link; fra den rådgivende partner, som indtaster data under rådgivningen eller importerer dem fra en projektmappe; og fra værktøjet selv, som beregner scorer og udarbejder forslag. Hvis partneren har indtastet jeres kontaktoplysninger, underretter denne erklæring jer i henhold til GDPR art. 14; invitationsmailen linker til den.

Hvem modtager jeres data

Den rådgivende partner: medarbejderne i den partnerorganisation, der arbejder med jeres sag. Partnere ser kun deres egne sager; på tværs af partnere er kun anonymiserede totaler synlige.

Driftsansvarlig: medarbejdere hos den dataansvarlige, som driver og supporterer værktøjet, herunder administratorer og projektejeren. Projektejeren kan åbne alle partneres sager af hensyn til tilsyn; al sådan adgang registreres i handlingsloggen.

One-Stop-Energy-Shop (OSES, drevet af den ledende partner, Tønder Kommune, på vegne af konsortiet): kun når der anmodes om yderligere støtte, eller partneren videresender sagen. OSES modtager et struktureret resumé pr. e-mail: sagsnummer, organisationstype, land og pilotområde, status, informationsvurderinger pr. dimension, markeringer af ressourcestrømme (for eksempel overskudsvarme), ønsket støtte og antallet af tiltag pr. tidshorisont. OSES modtager ingen navne, ingen kontaktdata og ingen fritekst.

Tjenesteudbydere, der handler på vores vegne i henhold til en databehandleraftale (GDPR art. 28): hosting (Arsys Internet S.L.U., IONOS-koncernen, datacenter i Spanien, EU) og mailtransport (Arsys Internet S.L.U., på samme server, Spanien, EU).

Programmets organer (forvaltningsmyndighed, fælles sekretariat, revisorer): kun inden for deres kontrolbeføjelser, normalt den færdige køreplan eller anonymiserede data.

Vi sælger ikke data og bruger dem ikke til reklame.

Hosting og overførsel til tredjelande

Værktøjet kører hos Arsys Internet S.L.U., IONOS-koncernen, datacenter i Spanien, EU. Intet indlæses fra tredjepartsservere: skrifttyper leveres fra samme server, og der er ingen webanalyse, sporingspixels eller eksterne scripts. Vi har ikke til hensigt at overføre personoplysninger til lande uden for EU/EØS. Skulle det ændre sig, vil vi informere jer og sikre passende garantier i henhold til GDPR art. 44 ff.

Hvor længe vi opbevarer jeres data

Sagsdata anonymiseres 24 måneder efter, at køreplanen er aftalt, eller, hvis der ikke er aftalt eller udarbejdet nogen køreplan, 12 måneder efter den seneste ændring. Hvis en version af køreplanen blev fastfrosset, men aldrig aftalt, anonymiseres de 24 måneder efter den seneste version. Anonymisering sletter organisationens navn, kontaktoplysninger, fritekst, dokumentationsnoter, køreplanens tekst, eksporterede filer og den importerede kilde og gør adgangslinks ugyldige. Kun sagsnummer, organisationstype, region, scorer og kategorierne af barrierer og tiltag bevares til statistik. En sag kan også slettes helt efter anmodning.

Det færdige køreplansdokument overdrages til jer og forlader værktøjet. Kopier opbevares som projektdokumentation, så længe tilskudsreglerne kræver det: i henhold til tilskudskontrakten for Interreg Baltic Sea Region i tre år efter projektets officielle afslutning den 28. februar 2028, dvs. indtil den 28. februar 2031.

Hvis jeres organisation deltager i en opfølgningsrunde, kan de oplysninger, I har givet, blive opdateret. Tidligere versioner af jeres køreplan opbevares som projektdokumentation indtil den opbevaringsdato, der er angivet ovenfor.

Jeres personlige link udløber efter 30 dage og når I indsender jeres svar; det gemmes kun som hashværdi. En login-session ophører efter fire timers inaktivitet. Links til nulstilling af adgangskode er gyldige i 60 minutter. Kopier af mails, der ikke kunne leveres, og optegnelser over mailkøen slettes efter 30 dage.

Brugerkonti deaktiveres, når adgangen ikke længere er nødvendig. Handlingsloggen henviser til konti med nummer; den opbevares i tre år. Indberetninger fra brugere opbevares, indtil en administrator sletter dem. Data, der er slettet fra det aktive system, kan forblive i sikkerhedskopier, indtil disse overskrives (højst 30 dage).

Cookies

Værktøjet sætter én cookie, en sessionscookie (med navnet “enc_rm”, medmindre andet er konfigureret). Den er strengt nødvendig: den holder loggede brugere logget ind, husker det sprog, I har valgt, indeholder et sikkerhedstoken mod forfalskede forespørgsler og rummer korte meddelelser på skærmen. Den bruges ikke til sporing eller analyse. Den er markeret HttpOnly og SameSite=Lax samt Secure, når I bruger HTTPS; sessionen ophører efter fire timers inaktivitet. Fordi cookien er strengt nødvendig, indhentes der intet samtykke. Jeres personlige link indeholder en adgangsnøgle: videresend det venligst ikke.

Levering af data

Det er frivilligt at levere data. Kun organisationens navn og organisationstype er nødvendige for at starte en sag; alle andre svar er valgfrie. Uden data kan vi ikke udarbejde en meningsfuld køreplan, og uden en arbejdsmailadresse kan vi ikke sende jer det personlige link.

Jeres rettigheder

I har ret til indsigt (GDPR art. 15), berigtigelse (art. 16), sletning (art. 17), begrænsning af behandling (art. 18), dataportabilitet (art. 20) og indsigelse (art. 21). I kan til enhver tid gøre indsigelse mod behandling, der er baseret på GDPR art. 6, stk. 1, litra f, af grunde, der vedrører jeres særlige situation. Hvis behandling nogensinde baseres på jeres samtykke, kan I til enhver tid trække det tilbage; værktøjet beder i øjeblikket ikke om samtykke.

Sådan hjælper vi: partneren kan give jer en kopi af jeres sag som en maskinlæsbar fil, rette data, sætte en sag til begrænset (skrivebeskyttet, udeladt af eksporter og notifikationer) eller slette den. Send venligst jeres anmodning til blum@regiovision-sn.de eller til jeres rådgivende partner, som videregiver den. Vi svarer inden for én måned. Projektdokumentation, der skal opbevares i henhold til tilskudsreglerne, kan ikke slettes, før opbevaringsperioden er udløbet; vi fortæller jer, hvis det gælder.

Klager

I har ret til at indgive en klage til en tilsynsmyndighed (GDPR art. 77), især i den medlemsstat, hvor I har sædvanligt opholdssted eller arbejdssted, eller hvor den påståede overtrædelse fandt sted. Kompetent myndighed for den dataansvarlige: Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern, Werderstraße 74a, 19055 Schwerin, Tyskland; postadresse: Schloss Schwerin, Lennéstraße 1, 19053 Schwerin; info@datenschutz-mv.de; www.datenschutz-mv.de.

Erklæringens status

Version af 30. oktober 2026. Vi opdaterer denne erklæring, når værktøjet eller behandlingen ændres.