Integritetsmeddelande

Vem som är ansvarig

Personuppgiftsansvarig enligt dataskyddsförordningen (GDPR) är den som driver verktyget: RegioVision GmbH Schwerin, företrätt av verkställande direktören Thomas Blum, Am Margaretenhof 28, 19057 Schwerin, Tyskland. För alla frågor om dataskydd och för att utöva era rättigheter, kontakta: blum@regiovision-sn.de.

Dataskyddsombud: inget utsett, eftersom det inte krävs enligt lag; kontakta den personuppgiftsansvarige direkt på blum@regiovision-sn.de.

Verktyget används i Interreg-projektet Energy Circle (#C074) i Östersjöregionen. Den partnerorganisation som ger er råd arbetar med verktyget och kan se uppgifterna i ert ärende; se ”Vem som tar emot era uppgifter”.

Vem detta meddelande gäller

Detta meddelande gäller personer vid organisationer som deltar i EnergyCircle Roadmap (företag, kommuner, lokala initiativ), särskilt organisationens kontaktperson, samt personal vid projektpartnerorganisationer som har ett användarkonto i verktyget.

Vad vi behandlar, varför och på vilken rättslig grund

Organisationsuppgifter och svar i Quick Check: uppgifter om er organisation (namn, typ, plats, huvudsaklig verksamhet, storlek), era energikällor och er förbrukning, byggnader och system, spillvärme och andra resursflöden, ansvarsfördelning, erfarenhet och hinder, mål, yttre faktorer och stödbehov. Det rör sig huvudsakligen om företagsuppgifter; de kan vara personuppgifter när en organisation är mycket liten eller ett medborgarinitiativ. Ändamål: att ta fram er individuella energifärdplan tillsammans med er rådgivande partner och att dokumentera projektets resultat. Rättslig grund: art. 6(1)(b) i dataskyddsförordningen när behandlingen tjänar den rådgivning ni har begärt, i övrigt art. 6(1)(f) i dataskyddsförordningen (vårt och projektpartnernas berättigade intresse av att genomföra och dokumentera projektet).

Kontaktperson: namn, befattning, e-postadress i tjänsten och telefonnummer i tjänsten för en kontaktperson per organisation. Ändamål: att skicka er den personliga länken, hålla kontakten, överlämna färdplanen och besvara era förfrågningar. Dessa uppgifter skrivs inte ut i färdplanen, ingår inte i den anonymiserade rapporteringen och lämnas inte vidare till One-Stop-Energy-Shop. Rättslig grund: art. 6(1)(b) eller (f) i dataskyddsförordningen, enligt ovan.

Fritext och underlagsanteckningar: vissa fält tar emot fritext, och den rådgivande partnern kan lägga till en underlagsanteckning (högst 2 000 tecken) till varje värdering. Ange inga uppgifter om enskilda personer och inga särskilda kategorier av personuppgifter (till exempel hälsa, religion, politiska åsikter, medlemskap i fackförening). Verktyget frågar inte efter sådana uppgifter.

Reflektionsvärdering och färdplan: utifrån era svar i Quick Check värderar den rådgivande partnern hur fullständig informationen är inom sex dimensioner (skala 1 till 4). Av detta härleder verktyget en informationsprofil och förslag till åtgärder, som partnern bearbetar innan något når ett färdplansdokument. Profilen beskriver hur fullständig informationen om en organisation är, inte en person och inte organisationens prestanda. Inget automatiserat beslut med rättsliga följder eller liknande betydande verkan för er fattas (art. 22 i dataskyddsförordningen): verktyget föreslår, en människa beslutar. Rättslig grund: enligt ovan.

Användarkonton för partnerpersonal: namn, e-postadress i tjänsten, partnerorganisation, roll, ett lösenord (lagras endast som hash), tidpunkten för senaste inloggning, en räknare för misslyckade inloggningar med tillfällig spärr (15 minuter) och engångslänkar för återställning (lagras endast som hash, giltiga i 60 minuter). Ändamål: åtkomstkontroll och verktygets säkerhet. Rättslig grund: art. 6(1)(f) i dataskyddsförordningen (säker drift av verktyget och samarbete i projektet).

Åtgärdslogg: verktyget registrerar vem som har skapat, visat, ändrat, exporterat eller raderat ett ärende och vem som har loggat in, med konto, ärendenummer och tidpunkt. Loggen innehåller inga namn, kontaktuppgifter eller svar. Ändamål: säkerhet, spårbarhet och bevis för lagenlig behandling. Rättslig grund: art. 6(1)(f) och art. 32 i dataskyddsförordningen.

E-post: vi skickar inbjudan med er personliga länk till kontaktpersonens e-postadress i tjänsten, länkar för återställning av lösenord till användare, korta aviseringar till projektägaren och till den rådgivande partnerns administratörer (händelse, ärendenummer, partner, organisationstyp, tidpunkt och en länk; aldrig namn, kontaktuppgifter eller svar) och, när det är påslaget, en bekräftelse när ni har skickat in era svar samt en sammanfattning till OSES. Ändamål: drift av tjänsten. Rättslig grund: art. 6(1)(b) eller (f) i dataskyddsförordningen. Om ingen e-posttransport är konfigurerad skrivs meddelandena endast till en maskerad logg på servern.

Tekniska uppgifter: när ni öppnar en sida behandlar webbservern tekniska uppgifter som IP-adress, datum och tid, den begärda adressen och webbläsaruppgifter, och skriver dem till serverloggar (raderas efter 14 dagar). För att skydda inloggning och återställning av lösenord mot missbruk sparar verktyget självt bara en oåterkalleligt omvandlad form av IP-adressen (ett hashvärde med en hemlig nyckel) i en timme; själva adressen sparas inte. Verktyget använder ingen webbanalys, spårning eller reklam. Dess egen felslogg innehåller tekniska felmeddelanden som är utformade så att de inte innehåller namn, kontaktuppgifter eller svar. Rättslig grund: art. 6(1)(f) i dataskyddsförordningen (stabil och säker drift).

Rapporter från användare: partnerpersonal kan rapportera problem och förslag. En rapport innehåller kontot, en kategori, den vy den skrevs i, ett ämne och en valfri beskrivning. Ändamål: att förbättra verktyget. Rättslig grund: art. 6(1)(f) i dataskyddsförordningen.

Rapportering: rapporter till programmet använder endast anonymiserade siffror (antal ärenden, organisationstyper, regioner, poäng, hinderkategorier), utan namn. Den färdigställda färdplanen sparas som projektunderlag (se ”Hur länge vi sparar uppgifterna”).

Excel-import: en partner kan importera en Excel-arbetsbok som har fyllts i tillsammans med er offline. Filen läses i minnet och lagras inte; endast en kontrollsumma sparas för att varna om samma fil importeras två gånger. Ingenting når ärendet förrän partnern har granskat och bekräftat det.

Varifrån uppgifterna kommer

Från er, via er personliga länk; från den rådgivande partnern, som anger uppgifter under rådgivningen eller importerar dem från en arbetsbok; och från verktyget självt, som beräknar poäng och tar fram förslag. Om partnern har angett era kontaktuppgifter informerar detta meddelande er enligt art. 14 i dataskyddsförordningen; inbjudningsmejlet länkar till det.

Vem som tar emot era uppgifter

Den rådgivande partnern: den personal vid partnerorganisationen som arbetar med ert ärende. Partner ser endast sina egna ärenden; mellan partner är endast anonymiserade totalsiffror synliga.

Driftansvarig: personal hos den personuppgiftsansvarige som driver och stöder verktyget, inklusive administratörer och projektägaren. Projektägaren får öppna alla partners ärenden för tillsyn; varje sådan åtkomst registreras i åtgärdsloggen.

One-Stop-Energy-Shop (OSES, som drivs av huvudpartnern Tønder Kommune för konsortiets räkning): endast när ytterligare stöd begärs eller partnern vidarebefordrar ärendet. OSES får en strukturerad sammanfattning via e-post: ärendenummer, organisationstyp, land och pilotområde, status, informationsvärderingar per dimension, markeringar för resursflöden (till exempel spillvärme), begärt stöd och antalet åtgärder per tidshorisont. OSES får inga namn, inga kontaktuppgifter och ingen fritext.

Tjänsteleverantörer som agerar för vår räkning enligt ett personuppgiftsbiträdesavtal (art. 28 i dataskyddsförordningen): hosting (Arsys Internet S.L.U., IONOS-koncernen, datacenter i Spanien, EU) och e-posttransport (Arsys Internet S.L.U., på samma server, Spanien, EU).

Programorgan (förvaltande myndighet, gemensamt sekretariat, revisorer): endast inom ramen för sina kontrollrättigheter, vanligen den färdigställda färdplanen eller anonymiserade uppgifter.

Vi säljer inte uppgifter och använder dem inte för reklam.

Hosting och överföring till tredjeland

Verktyget körs hos Arsys Internet S.L.U., IONOS-koncernen, datacenter i Spanien, EU. Det laddar ingenting från tredje parts servrar: typsnitt levereras från samma server, och det finns ingen webbanalys, inga spårningspixlar och inga externa skript. Vi avser inte att överföra personuppgifter till länder utanför EU/EES. Om detta ändras informerar vi er och säkerställer lämpliga skyddsåtgärder enligt art. 44 och följande i dataskyddsförordningen.

Hur länge vi sparar uppgifterna

Ärendeuppgifter anonymiseras 24 månader efter att färdplanen har överenskommits eller, om ingen färdplan har överenskommits eller tagits fram, 12 månader efter den senaste ändringen. Om en version av färdplanen har låsts men aldrig överenskommits anonymiseras de 24 månader efter den senaste versionen. Anonymiseringen raderar organisationens namn, kontaktuppgifter, fritext, underlagsanteckningar, färdplanstexten, exporterade filer och den importerade källposten samt gör åtkomstlänkar ogiltiga. Endast ärendenummer, organisationstyp, region, poäng och kategorierna för hinder och åtgärder finns kvar för statistik. Ett ärende kan också raderas helt på begäran.

Det färdigställda färdplansdokumentet överlämnas till er och lämnar verktyget. Kopior sparas som projektunderlag så länge som finansieringsreglerna kräver: enligt bidragsavtalet för Interreg Baltic Sea Region i tre år efter projektets officiella slut den 28 februari 2028, dvs. fram till den 28 februari 2031.

Om er organisation deltar i en uppföljningsomgång kan de uppgifter ni har lämnat uppdateras. Tidigare versioner av er färdplan sparas som projektunderlag fram till det lagringsdatum som anges ovan.

Er personliga länk upphör att gälla efter 30 dagar och när ni skickar in era svar; den lagras endast som hash. En inloggningssession avslutas efter fyra timmar utan aktivitet. Länkar för återställning av lösenord är giltiga i 60 minuter. Kopior av mejl som inte kunde levereras och uppgifter om e-postkön raderas efter 30 dagar.

Användarkonton avaktiveras när åtkomst inte längre behövs. Åtgärdsloggen hänvisar till konton med nummer; den sparas i tre år. Rapporter från användare sparas tills en administratör raderar dem. Uppgifter som raderats från det levande systemet kan finnas kvar i säkerhetskopior tills dessa skrivs över (högst 30 dagar).

Cookies

Verktyget sätter en enda cookie, en sessionscookie (med namnet ”enc_rm” om inget annat har konfigurerats). Den är absolut nödvändig: den håller inloggade användare inloggade, kommer ihåg det språk ni har valt, bär en säkerhetstoken mot förfalskade förfrågningar och innehåller korta meddelanden på skärmen. Den används inte för spårning eller analys. Den är märkt med HttpOnly och SameSite=Lax, och med Secure när ni använder HTTPS; sessionen avslutas efter fyra timmar utan aktivitet. Eftersom cookien är absolut nödvändig begärs inget samtycke. Er personliga länk innehåller en åtkomstnyckel: skicka den inte vidare.

Att lämna uppgifter

Att lämna uppgifter är frivilligt. Endast organisationens namn och typ av organisation behövs för att starta ett ärende; alla övriga svar är valfria. Utan uppgifter kan vi inte ta fram en meningsfull färdplan, och utan en e-postadress i tjänsten kan vi inte skicka er den personliga länken.

Era rättigheter

Ni har rätt till tillgång (art. 15 i dataskyddsförordningen), rättelse (art. 16), radering (art. 17), begränsning av behandling (art. 18), dataportabilitet (art. 20) och invändning (art. 21). Ni kan när som helst, av skäl som hänför sig till er särskilda situation, invända mot behandling som grundar sig på art. 6(1)(f) i dataskyddsförordningen. Om behandling någon gång grundar sig på ert samtycke kan ni när som helst återkalla det; verktyget begär för närvarande inget samtycke.

Så hjälper vi er: partnern kan ge er en kopia av ert ärende som en maskinläsbar fil, rätta uppgifter, sätta ett ärende som begränsat (skrivskyddat, undantaget från exporter och aviseringar) eller radera det. Skicka er begäran till blum@regiovision-sn.de eller till er rådgivande partner, som för den vidare. Vi svarar inom en månad. Projektunderlag som måste sparas enligt finansieringsreglerna kan inte raderas innan lagringstiden har gått ut; vi talar om för er om detta gäller.

Klagomål

Ni har rätt att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet (art. 77 i dataskyddsförordningen), särskilt i den medlemsstat där ni har er hemvist, där ni arbetar eller där den påstådda överträdelsen skedde. Behörig myndighet för den personuppgiftsansvarige: Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern, Werderstraße 74a, 19055 Schwerin, Tyskland; postadress: Schloss Schwerin, Lennéstraße 1, 19053 Schwerin; info@datenschutz-mv.de; www.datenschutz-mv.de.

Detta meddelandes status

Version från 30 oktober 2026. Vi uppdaterar detta meddelande när verktyget eller behandlingen ändras.