Datenschutzhinweis

Wer verantwortlich ist

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist der Betreiber dieses Werkzeugs: RegioVision GmbH Schwerin, vertreten durch den Geschäftsführer Thomas Blum, Am Margaretenhof 28, 19057 Schwerin, Deutschland. Bei allen Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: blum@regiovision-sn.de.

Datenschutzbeauftragte(r): nicht benannt, da hierzu keine gesetzliche Pflicht besteht; bitte wenden Sie sich direkt an den Verantwortlichen unter blum@regiovision-sn.de.

Das Werkzeug wird im Interreg-Projekt Energy Circle (#C074, Ostseeraum) eingesetzt. Die Partnerorganisation, die Sie berät, arbeitet mit dem Werkzeug und kann die Daten Ihres Falls sehen; siehe „Wer Ihre Daten erhält“.

Für wen diese Information gilt

Diese Information gilt für Personen in Organisationen, die an der EnergyCircle Roadmap teilnehmen (Unternehmen, Kommunen, Bürger- und Gemeinschaftsinitiativen), insbesondere die Ansprechperson der Organisation, sowie für Beschäftigte von Projektpartnern, die ein Benutzerkonto im Werkzeug haben.

Was wir verarbeiten, wozu und auf welcher Rechtsgrundlage

Organisationsdaten und Antworten im Quick Check: Angaben zu Ihrer Organisation (Name, Art, Standort, Haupttätigkeit, Größe), zu Energiequellen und Verbrauch, Gebäuden und Anlagen, Abwärme und anderen Ressourcenströmen, Zuständigkeiten, Erfahrungen und Hemmnissen, Zielen, äußeren Rahmenbedingungen und Unterstützungsbedarf. Das sind überwiegend Unternehmensdaten; sie können personenbezogen sein, wenn eine Organisation sehr klein oder eine Bürgerinitiative ist. Zweck: Ihre individuelle Energie-Roadmap gemeinsam mit Ihrem Beratungspartner zu erstellen und die Ergebnisse des Projekts zu dokumentieren. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung der von Ihnen gewünschten Beratung dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse und das der Projektpartner an Durchführung und Dokumentation des Projekts).

Ansprechperson: Name, Funktion, geschäftliche E-Mail-Adresse und geschäftliche Telefonnummer einer Ansprechperson je Organisation. Zweck: Ihnen Ihren persönlichen Link zu schicken, in Kontakt zu bleiben, die Roadmap zu übergeben und Ihre Anliegen zu beantworten. Diese Daten erscheinen nicht in der Roadmap, sind nicht Teil der anonymisierten Berichterstattung und werden nicht an den One-Stop-Energy-Shop weitergegeben. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO, wie oben.

Freitext und Belegnotizen: Einige Felder nehmen Freitext auf, und der Beratungspartner kann zu jeder Bewertung eine Belegnotiz (bis zu 2.000 Zeichen) ergänzen. Bitte tragen Sie keine Angaben zu einzelnen Personen und keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten ein (zum Beispiel Gesundheit, Religion, politische Meinungen, Gewerkschaftszugehörigkeit). Das Werkzeug fragt solche Daten nicht ab.

Reflexionsbewertung und Roadmap: Anhand Ihrer Antworten im Quick Check bewertet der Beratungspartner, wie vollständig die Informationen in sechs Dimensionen sind (Skala 1 bis 4). Daraus leitet das Werkzeug ein Informationsprofil und Vorschläge für Maßnahmen ab, die der Partner bearbeitet, bevor etwas in ein Roadmap-Dokument gelangt. Das Profil beschreibt, wie vollständig die Informationen über eine Organisation sind, nicht eine Person und nicht die Leistung der Organisation. Es gibt keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung für Sie (Art. 22 DSGVO): Das Werkzeug schlägt vor, ein Mensch entscheidet. Rechtsgrundlage: wie oben.

Benutzerkonten von Mitarbeitenden der Partner: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Partnerorganisation, Rolle, ein Passwort (nur als Hash gespeichert), Zeitpunkt der letzten Anmeldung, ein Zähler für fehlgeschlagene Anmeldungen mit vorübergehender Sperre (15 Minuten) sowie einmalige Rücksetzlinks (nur als Hash gespeichert, 60 Minuten gültig). Zweck: Zugriffskontrolle und Sicherheit des Werkzeugs. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer Betrieb des Werkzeugs und Zusammenarbeit im Projekt).

Aktionsprotokoll: Das Werkzeug erfasst, wer einen Fall angelegt, angesehen, geändert, exportiert oder gelöscht hat und wer sich angemeldet hat, jeweils mit Konto, Fallnummer und Zeitpunkt. Das Protokoll enthält keine Namen, Kontaktdaten oder Antworten. Zweck: Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Nachweis rechtmäßiger Verarbeitung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und Art. 32 DSGVO.

E-Mail: Wir senden die Einladung mit Ihrem persönlichen Link an die geschäftliche Adresse der Ansprechperson, Rücksetzlinks für Passwörter an Nutzerinnen und Nutzer, kurze Benachrichtigungen an den Projektverantwortlichen und an die Administratorinnen und Administratoren des Beratungspartners (Ereignis, Fallnummer, Partner, Art der Organisation, Zeitpunkt und ein Link; nie Namen, Kontaktdaten oder Antworten) und, soweit eingeschaltet, eine Eingangsbestätigung nach dem Übermitteln Ihrer Antworten sowie eine Zusammenfassung an den OSES. Zweck: Betrieb des Dienstes. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO. Ist kein Mailversand eingerichtet, werden Nachrichten nur in ein geschwärztes Protokoll auf dem Server geschrieben.

Technische Daten: Beim Aufruf einer Seite verarbeitet der Webserver technische Daten wie IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse und Browserangaben und schreibt sie in Server-Protokolle (Löschung nach 14 Tagen). Zum Schutz von Anmeldung und Passwort-Rücksetzung vor Missbrauch bewahrt das Werkzeug selbst nur eine nicht umkehrbar umgewandelte Form der IP-Adresse (einen Hashwert mit geheimem Schlüssel) eine Stunde lang auf; die Adresse selbst wird nicht gespeichert. Das Werkzeug verwendet keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste. Sein eigenes Fehlerprotokoll enthält technische Fehlermeldungen, die so gestaltet sind, dass sie keine Namen, Kontaktdaten oder Antworten enthalten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (stabiler und sicherer Betrieb).

Meldungen von Nutzenden: Beschäftigte der Partner können Probleme und Vorschläge melden. Eine Meldung enthält das Konto, eine Kategorie, die Seite, auf der sie geschrieben wurde, einen Betreff und eine optionale Beschreibung. Zweck: Verbesserung des Werkzeugs. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Berichterstattung: Berichte an das Programm verwenden nur anonymisierte Zahlen (Anzahl der Fälle, Arten von Organisationen, Regionen, Werte, Hemmniskategorien), ohne Namen. Die fertige Roadmap wird als Projektnachweis aufbewahrt (siehe „Wie lange wir Ihre Daten aufbewahren“).

Excel-Import: Ein Partner kann eine Excel-Arbeitsmappe importieren, die offline mit Ihnen ausgefüllt wurde. Die Datei wird im Arbeitsspeicher gelesen und nicht gespeichert; nur eine Prüfsumme bleibt erhalten, um vor dem doppelten Import derselben Datei zu warnen. In den Fall gelangt nichts, bevor der Partner es geprüft und bestätigt hat.

Woher die Daten stammen

Von Ihnen über Ihren persönlichen Link; vom Beratungspartner, der Daten während der Beratung erfasst oder aus einer Arbeitsmappe importiert; und vom Werkzeug selbst, das Werte berechnet und Vorschläge entwirft. Hat der Partner Ihre Kontaktdaten erfasst, informiert Sie diese Information nach Art. 14 DSGVO; die Einladungs-E-Mail verweist darauf.

Wer Ihre Daten erhält

Der Beratungspartner: die Beschäftigten dieser Partnerorganisation, die an Ihrem Fall arbeiten. Partner sehen nur ihre eigenen Fälle; partnerübergreifend sind nur anonymisierte Summen sichtbar.

Der Betreiber: Beschäftigte des Verantwortlichen, die das Werkzeug betreiben und betreuen, einschließlich Administratorinnen und Administratoren und des Projektverantwortlichen. Der Projektverantwortliche kann zur Aufsicht die Fälle aller Partner öffnen; jeder solche Zugriff wird im Aktionsprotokoll festgehalten.

Der One-Stop-Energy-Shop (OSES, betrieben vom Lead Partner, Tønder Kommune, im Namen des Konsortiums): nur wenn weitere Unterstützung gewünscht ist oder der Partner den Fall weiterleitet. Er erhält eine strukturierte Zusammenfassung per E-Mail: Fallnummer, Art der Organisation, Land und Pilotregion, Status, Informationsbewertungen je Dimension, Kennzeichen für Ressourcenströme (zum Beispiel Abwärme), gewünschte Unterstützung und Anzahl der Maßnahmen je Zeithorizont. Er erhält keine Namen, keine Kontaktdaten und keinen Freitext.

Dienstleister, die in unserem Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO) tätig sind: Hosting (Arsys Internet S.L.U., Unternehmensgruppe IONOS, Rechenzentrum in Spanien, EU) und E-Mail-Versand (Arsys Internet S.L.U., auf demselben Server, Spanien, EU).

Programmstellen (Verwaltungsbehörde, Gemeinsames Sekretariat, Prüfer): nur im Rahmen ihrer Kontrollrechte, in der Regel die fertige Roadmap oder anonymisierte Daten.

Wir verkaufen keine Daten und nutzen sie nicht für Werbung.

Hosting und Übermittlung in Drittländer

Das Werkzeug läuft bei Arsys Internet S.L.U., Unternehmensgruppe IONOS, Rechenzentrum in Spanien, EU. Es lädt nichts von Servern Dritter: Schriften werden vom selben Server ausgeliefert, es gibt keine Analyse- oder Tracking-Dienste und keine externen Skripte. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR ist nicht beabsichtigt. Sollte sich das ändern, informieren wir Sie und sorgen für geeignete Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO.

Wie lange wir Ihre Daten aufbewahren

Falldaten werden 24 Monate nach Vereinbarung der Roadmap anonymisiert oder, wenn keine Roadmap vereinbart oder erstellt wurde, 12 Monate nach der letzten Änderung. Wurde eine Roadmap-Fassung festgeschrieben, aber nie vereinbart, werden sie 24 Monate nach der neuesten Fassung anonymisiert. Die Anonymisierung löscht Organisationsname, Kontaktdaten, Freitext, Belegnotizen, den Roadmap-Text, exportierte Dateien und den importierten Quellnachweis und macht Zugangslinks ungültig. Für die Statistik bleiben nur Fallnummer, Art der Organisation, Region, Werte und die Kategorien der Hemmnisse und Maßnahmen. Ein Fall kann auf Wunsch auch vollständig gelöscht werden.

Das fertige Roadmap-Dokument wird Ihnen übergeben und verlässt das Werkzeug. Kopien werden als Projektnachweis so lange aufbewahrt, wie es die Förderbedingungen verlangen: nach dem Fördervertrag des Interreg-Programms Ostseeraum (Interreg Baltic Sea Region) drei Jahre über das offizielle Projektende am 28. Februar 2028 hinaus, also bis zum 28. Februar 2031.

Nimmt Ihre Organisation an einer Folgerunde teil, können die von Ihnen angegebenen Daten aktualisiert werden. Frühere Fassungen Ihrer Roadmap werden als Projektnachweis bis zu dem oben genannten Aufbewahrungsdatum aufbewahrt.

Ihr persönlicher Link läuft nach 30 Tagen und mit dem Übermitteln Ihrer Antworten ab; er wird nur als Hash gespeichert. Eine Anmeldesitzung endet nach vier Stunden ohne Aktivität. Links zum Zurücksetzen von Passwörtern sind 60 Minuten gültig. Kopien nicht zustellbarer E-Mails und Einträge der Mail-Warteschlange werden nach 30 Tagen gelöscht.

Benutzerkonten werden deaktiviert, wenn der Zugang nicht mehr gebraucht wird. Das Aktionsprotokoll verweist auf Konten über ihre Nummer; es wird drei Jahre aufbewahrt. Meldungen von Nutzenden bleiben erhalten, bis eine Administratorin oder ein Administrator sie löscht. Aus dem Echtsystem gelöschte Daten können in Sicherungen verbleiben, bis diese überschrieben werden (höchstens 30 Tage).

Cookies

Das Werkzeug setzt ein einziges Cookie, ein Sitzungs-Cookie (Name „enc_rm“, sofern nicht anders konfiguriert). Es ist unbedingt erforderlich: Es hält angemeldete Nutzende angemeldet, merkt sich die gewählte Sprache, trägt ein Sicherheitstoken gegen gefälschte Anfragen und enthält kurze Hinweismeldungen auf dem Bildschirm. Es wird nicht zum Tracking oder zur Analyse verwendet. Es ist als HttpOnly und SameSite=Lax gekennzeichnet, bei HTTPS zusätzlich als Secure; die Sitzung endet nach vier Stunden ohne Aktivität. Da das Cookie unbedingt erforderlich ist, wird keine Einwilligung eingeholt. Ihr persönlicher Link enthält einen Zugangsschlüssel: Bitte geben Sie ihn nicht weiter.

Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung der Daten ist freiwillig. Zum Anlegen eines Falls genügen der Name und die Art der Organisation; alle anderen Angaben sind optional. Ohne Daten können wir keine aussagekräftige Roadmap erstellen, und ohne geschäftliche E-Mail-Adresse können wir Ihnen den persönlichen Link nicht schicken.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Sie können der Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Sollte eine Verarbeitung einmal auf Ihrer Einwilligung beruhen, können Sie diese jederzeit widerrufen; das Werkzeug holt derzeit keine Einwilligung ein.

So helfen wir: Der Partner kann Ihnen eine Kopie Ihres Falls als maschinenlesbare Datei geben, Daten berichtigen, einen Fall auf „eingeschränkt“ setzen (nur lesbar, von Exporten und Benachrichtigungen ausgenommen) oder ihn löschen. Bitte richten Sie Ihre Anfrage an blum@regiovision-sn.de oder an Ihren Beratungspartner, der sie weiterleitet. Wir antworten innerhalb eines Monats. Projektnachweise, die nach den Förderbedingungen aufbewahrt werden müssen, können vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden; wir teilen Ihnen mit, wenn das zutrifft.

Beschwerde

Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Zuständige Behörde für den Verantwortlichen: Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern, Werderstraße 74a, 19055 Schwerin, Deutschland; Postanschrift: Schloss Schwerin, Lennéstraße 1, 19053 Schwerin; info@datenschutz-mv.de; www.datenschutz-mv.de.

Stand dieser Information

Fassung vom 30. Oktober 2026. Wir aktualisieren diese Information, wenn sich das Werkzeug oder die Verarbeitung ändert.