Privatumo pranešimas

Duomenų valdytojas ir kontaktinė informacija

Šio įrankio operatorius ir duomenų valdytojas, kaip apibrėžta Bendrajame duomenų apsaugos reglamente (BDAR), yra „RegioVision GmbH Schwerin“, Am Margaretenhof 28, 19057 Schwerin, Vokietija; atstovas – generalinis direktorius Thomas Blum. Visais duomenų apsaugos klausimais ir norėdami pasinaudoti savo teisėmis kreipkitės: blum@regiovision-sn.de.

Duomenų apsaugos pareigūnas nepaskirtas, nes pagal teisės aktus jo paskirti neprivaloma; prašome kreiptis tiesiogiai į duomenų valdytoją adresu blum@regiovision-sn.de.

Įrankis naudojamas įgyvendinant „Interreg Baltic Sea Region“ projektą „Energy Circle“ (#C074). Jus konsultuojanti projekto partnerio organizacija naudojasi įrankiu ir mato jūsų atvejo duomenis; žr. skyrių „Kas gauna jūsų duomenis“.

Kam taikomas šis pranešimas?

Šis pranešimas taikomas asmenims organizacijose, dalyvaujančiose EnergyCircle kelio žemėlapio rengime (įmonėse, savivaldybėse, bendruomenių iniciatyvose), visų pirma organizacijos kontaktiniams asmenims, taip pat projekto partnerių organizacijų darbuotojams, turintiems įrankio naudotojo paskyrą.

Tvarkomi asmens duomenys, jų tvarkymo tikslai ir teisiniai pagrindai

Organizacijos duomenys ir atsakymai į „Quick Check“ klausimyną. Tvarkomi šie duomenys: informacija apie jūsų organizaciją (pavadinimas, tipas, vieta, pagrindinė veikla, dydis), naudojami energijos šaltiniai ir energijos suvartojimas, duomenys apie pastatus ir sistemas, atliekinę šilumą ir kitus išteklių srautus, atsakomybės sritis, turimą patirtį, kylančias kliūtis, organizacijos tikslus, išorės veiksnius ir pagalbos poreikius. Dauguma šių duomenų yra susiję su organizacijos veikla, tačiau labai mažų organizacijų ar gyventojų iniciatyvų atveju jie gali būti laikomi asmens duomenimis. Duomenų tvarkymo tikslas: bendradarbiaujant su jus konsultuojančiu projekto partneriu parengti individualų jūsų organizacijos energetikos kelio žemėlapį ir dokumentuoti projekto rezultatus. Teisinis pagrindas: BDAR 6 straipsnio 1 dalies b punktas, kai asmens duomenys tvarkomi siekiant suteikti jūsų prašomą konsultavimo paslaugą, jeigu toks tvarkymas būtinas sutarčiai, kurios šalis esate, vykdyti arba veiksmams jūsų prašymu prieš sudarant sutartį atlikti. Kitais atvejais – BDAR 6 straipsnio 1 dalies f punktas (duomenų valdytojo ir projekto partnerių teisėtas interesas įgyvendinti projektą ir dokumentuoti jo rezultatus).

Kontaktinio asmens duomenys. Tvarkomi šie duomenys: kiekvienos organizacijos vieno kontaktinio asmens vardas, pavardė, pareigos, darbo el. pašto adresas ir darbo telefono numeris. Duomenų tvarkymo tikslas: išsiųsti jums asmeninę prieigos nuorodą, palaikyti ryšį, perduoti parengtą energetikos kelio žemėlapį ir atsakyti į jūsų pateiktus prašymus. Kontaktinio asmens duomenys neįtraukiami į energetikos kelio žemėlapį ir nuasmenintas ataskaitas, taip pat neperduodami „One-Stop-Energy-Shop“ (OSES). Teisinis pagrindas: BDAR 6 straipsnio 1 dalies b arba f punktas, atsižvelgiant į pirmiau nurodytas duomenų tvarkymo aplinkybes.

Tekstas ir pastabos. Kai kuriuose įrankio laukuose galima įrašyti laisvos formos tekstą, o konsultuojantis projekto partneris prie kiekvieno įvertinimo gali pridėti jį pagrindžiančią pastabą (iki 2 000 simbolių). Šiuose laukuose prašome nenurodyti konkrečių asmenų tapatybę atskleidžiančios informacijos ar specialių kategorijų asmens duomenų (pavyzdžiui, duomenų apie sveikatą, religinius įsitikinimus, politines pažiūras ar narystę profesinėse sąjungose).

Refleksinis įvertinimas ir kelio žemėlapis. Rremdamasis jūsų pateiktais „Quick Check“ atsakymais, konsultuojantis partneris šešiose srityse įvertina pateiktos informacijos išsamumą. (skalė nuo 1 iki 4). Remdamasis šiais įvertinimais, įrankis parengia informacijos profilį ir priemonių pasiūlymus, kuriuos partneris peržiūri ir redaguoja prieš įtraukdamas į kelio žemėlapio dokumentą. Profilis parodo ar pateikta informacija apie organizaciją yra išsami. Automatizuoti sprendimai, sukeliantys jums teisinių pasekmių arba panašiai reikšmingą poveikį (BDAR 22 straipsnis), nepriimami: įrankis teikia pasiūlymus, o sprendimus priima žmogus. Teisinis pagrindas: kaip nurodyta aukščiau.

Partnerių organizacijų darbuotojų naudotojų paskyros. Tvarkomi šie duomenys: vardas, pavardė, darbo el. pašto adresas, partnerio organizacija, naudotojo vaidmuo, slaptažodis (saugoma tik jo kriptografinės maišos reikšmė), paskutinio prisijungimo laikas, nesėkmingų prisijungimo bandymų skaičius, informacija apie laikiną paskyros užrakinimą (15 minučių) ir vienkartinių slaptažodžio atkūrimo nuorodų duomenys (saugomos tik jų prieigos raktų kriptografinės maišos reikšmės; nuorodos galioja 60 minučių). Duomenų tvarkymo tikslas: užtikrinti prieigos prie įrankio kontrolę ir jo saugumą. Teisinis pagrindas: BDAR 6 straipsnio 1 dalies f punktas – teisėtas interesas užtikrinti saugų įrankio veikimą ir bendradarbiavimą įgyvendinant projektą.

Veiksmų žurnalas. Įrankyje registruojami naudotojų veiksmai: atvejų sukūrimas, peržiūra, keitimas, eksportavimas, ištrynimas ir prisijungimas prie sistemos. Registruojant šiuos veiksmus, fiksuojamas naudotojo paskyros identifikatorius, atvejo numeris ir veiksmo atlikimo laikas. Veiksmų žurnale nesaugomi naudotojų vardai, pavardės, kontaktiniai duomenys ar pateikti atsakymai. Duomenų tvarkymo tikslas: užtikrinti įrankio saugumą, naudotojų veiksmų atsekamumą ir galimybę įrodyti asmens duomenų tvarkymo teisėtumą. Teisinis pagrindas: BDAR 6 straipsnio 1 dalies f punktas (teisėtas interesas užtikrinti įrankio saugumą ir veiksmų atsekamumą), atsižvelgiant į BDAR 32 straipsnyje nustatytus duomenų tvarkymo saugumo reikalavimus.

Elektroninio pašto pranešimai. Kontaktinio asmens darbo el. pašto adresu siunčiami kvietimai su asmeninėmis prieigos nuorodomis, įrankio naudotojams – slaptažodžio atkūrimo nuorodos, o projekto vadovui ir konsultuojančio projekto partnerio administratoriams – trumpi informaciniai pranešimai, kuriuose nurodomas įvykis, atvejo numeris, projekto partneris, organizacijos tipas, įvykio laikas ir nuoroda. Šiuose pranešimuose nepateikiami asmenų vardai, pavardės, kontaktiniai duomenys ar klausimyno atsakymai. Jei įjungta atitinkama funkcija, taip pat siunčiami atsakymų pateikimo patvirtinimai ir duomenų santraukos „One-Stop-Energy-Shop“ (OSES). Duomenų tvarkymo tikslas: užtikrinti konsultavimo paslaugos teikimą ir su ja susijusios informacijos perdavimą. Teisinis pagrindas: BDAR 6 straipsnio 1 dalies b arba f punktas, atsižvelgiant į konkrečias duomenų tvarkymo aplinkybes. Jeigu elektroninio pašto siuntimo funkcija nesukonfigūruota, siunčiami pranešimai tik registruojami serveryje saugomame nuasmenintame žurnale.

Techniniai duomenys. Jums atidarius interneto svetainės puslapį, serveris tvarko techninius duomenis, įskaitant IP adresą, prisijungimo datą ir laiką, užklausos adresą bei informaciją apie naudojamą naršyklę. Šie duomenys registruojami serverio žurnaluose ir ištrinami po 14 dienų. Siekdamas apsaugoti prisijungimą ir slaptažodžio atkūrimą nuo piktnaudžiavimo, pats įrankis vieną valandą saugo tik negrįžtamai pakeistą IP adreso formą (maišos reikšmę su slaptu raktu); pats adresas nesaugomas. Įrankis nenaudoja duomenų analizės, naudotojų veiklos sekimo ar reklamos priemonių. Įrankio klaidų žurnale registruojami tik techniniai klaidų pranešimai. Klaidų registravimo sistema sukurta taip, kad šiuose pranešimuose nebūtų fiksuojami asmenų vardai, pavardės, kontaktiniai duomenys ar klausimyno atsakymai. Teisinis pagrindas: BDAR 6 straipsnio 1 dalies f punktas – duomenų valdytojo teisėtas interesas užtikrinti tinkamą, stabilų ir saugų įrankio veikimą.

Naudotojų pranešimai: partnerių darbuotojai gali pranešti apie problemas ir teikti pasiūlymus. Pranešime nurodoma paskyra, kategorija, ekranas, kuriame pranešimas pateiktas, tema ir (neprivalomas) aprašymas. Tikslas: įrankio tobulinimas. Teisinis pagrindas: BDAR 6 straipsnio 1 dalies f punktas.

Ataskaitų teikimas. Projekto programai teikiamose ataskaitose naudojami tik nuasmeninti duomenys ir rodikliai: atvejų skaičius, organizacijų tipai, regionai, įverčiai ir kliūčių kategorijos. Ataskaitose nenurodomi fizinių asmenų vardai, pavardės ar organizacijų pavadinimai. Galutinis energetikos kelio žemėlapis saugomas kaip projekto įgyvendinimą pagrindžiantis dokumentas (žr. skyrių „Kiek laiko saugome jūsų duomenis?“).

Duomenų importavimas iš „Excel“ failo. Projekto partneris gali importuoti kartu su jumis neprisijungus prie įrankio užpildytą „Excel“ darbaknygę. Importuojamas failas apdorojamas operatyviojoje atmintyje, tačiau pats failas nėra saugomas. Siekiant nustatyti, ar tas pats failas nebuvo importuotas anksčiau, išsaugoma tik automatiškai apskaičiuota failo kontrolinė reikšmė. Importuojami duomenys į atvejo įrašą įtraukiami tik po to, kai projekto partneris juos peržiūri ir patvirtina.

Kaip ir iš kur gauname jūsų asmens duomenis?

Duomenys gaunami tiesiogiai iš jūsų, kai naudojatės asmenine prieigos nuoroda, taip pat iš jus konsultuojančio projekto partnerio, kuris duomenis įveda konsultacijos metu arba importuoja iš „Excel“ failo. Be to, dalis duomenų sukuriama automatiškai naudojantis įrankiu, kuris apskaičiuoja įverčius ir parengia pasiūlymus. Jeigu jūsų kontaktinius duomenis pateikė projekto partneris, apie jų tvarkymą informuojame šiuo pranešimu, vadovaudamiesi BDAR 14 straipsniu. Nuoroda į šį pranešimą pateikiama jums siunčiamame kvietime.

Kas gali susipažinti su jūsų asmens duomenimis ir kam jie perduodami?

Konsultuojantis projekto partneris. Prieigą prie jūsų duomenų turi tik tos projekto partnerio organizacijos darbuotojai, kurie tiesiogiai dirba su jūsų atveju. Kiekvienas projekto partneris gali susipažinti tik su savo organizacijos administruojamų atvejų duomenimis. Kitiems projekto partneriams prieinamos tik nuasmenintos duomenų suvestinės.

Įrankio operatorius. Prieigą prie duomenų turi duomenų valdytojo darbuotojai, atsakingi už įrankio veikimą ir techninę priežiūrą, įskaitant sistemos administratorius ir projekto savininką. Projekto savininkas priežiūros tikslais gali peržiūrėti visų projekto partnerių administruojamų atvejų duomenis. Kiekvienas toks prieigos prie duomenų atvejis registruojamas veiksmų žurnale.

„One-Stop-Energy-Shop“ (OSES). Šią paslaugą projekto konsorciumo vardu administruoja pagrindinis projekto partneris – Tønder Kommune. Duomenys OSES perduodami tik tuo atveju, kai prašoma papildomos pagalbos arba konsultuojantis projekto partneris perduoda atvejį tolesniam nagrinėjimui. OSES elektroniniu paštu gauna struktūrizuotą duomenų santrauką, kurioje pateikiamas atvejo numeris, organizacijos tipas, šalis ir bandomoji teritorija, atvejo būsena, informacijos išsamumo įverčiai pagal vertinimo sritis, išteklių srautų kategorijos (pavyzdžiui, atliekinė šiluma), informacija apie prašomą pagalbą ir numatytų priemonių skaičius pagal įgyvendinimo laikotarpius. OSES neperduodami fizinių asmenų vardai, pavardės, kontaktiniai duomenys ar laisvos formos tekstiniai atsakymai.

Paslaugų teikėjai. Duomenų tvarkymo paslaugas duomenų valdytojo vardu, vadovaudamasi sudaryta duomenų tvarkymo sutartimi pagal BDAR 28 straipsnį, teikia bendrovė „Arsys Internet S.L.U.“ (IONOS grupė). Ši bendrovė teikia įrankio prieglobos ir elektroninio pašto siuntimo paslaugas. Duomenys tvarkomi Ispanijoje, Europos Sąjungoje, esančiame duomenų centre.

Programos institucijos. Prieiga prie duomenų gali būti suteikiama programos vadovaujančiajai institucijai, jungtiniam sekretoriatui ir auditoriams, kai tai būtina jų vykdomoms priežiūros, kontrolės ar audito funkcijoms atlikti. Paprastai šioms institucijoms pateikiami galutiniai energetikos kelio žemėlapiai arba nuasmeninti duomenys.

Asmens duomenys nėra parduodami ar naudojami reklamos tikslais.

Duomenų saugojimo vieta ir perdavimas už Europos Sąjungos ribų

Įrankio prieglobos paslaugas teikia bendrovė „Arsys Internet S.L.U.“ (IONOS grupė), kurios duomenų centras yra Ispanijoje (Europos Sąjungoje). Įrankis nenaudoja iš trečiųjų šalių serverių įkeliamų išteklių: šriftai pateikiami iš to paties serverio, nenaudojamos duomenų analizės priemonės, naudotojų veiklos sekimo technologijos (sekimo pikseliai) ar išoriniai programiniai scenarijai. Asmens duomenų neketinama perduoti į valstybes, nepriklausančias Europos Sąjungai (ES) ar Europos ekonominei erdvei (EEE). Pasikeitus duomenų perdavimo sąlygoms, apie tai būsite informuoti, o perduodant asmens duomenis bus užtikrintos tinkamos apsaugos priemonės, vadovaujantis BDAR V skyriaus nuostatomis (44–50 straipsniais).

Kiek laiko saugome jūsų asmens duomenis?

Atvejo duomenų saugojimas. Atvejo duomenys nuasmeninami praėjus 24 mėnesiams nuo energetikos kelio žemėlapio suderinimo dienos. Jeigu kelio žemėlapis nebuvo parengtas arba suderintas, duomenys nuasmeninami praėjus 12 mėnesių nuo paskutinio jų pakeitimo. Jeigu kelio žemėlapio versija buvo užfiksuota, bet niekada nesuderinta, duomenys nuasmeninami praėjus 24 mėnesiams nuo naujausios versijos. Nuasmeninant duomenis, ištrinami organizacijos pavadinimas, kontaktiniai duomenys, laisvos formos tekstiniai atsakymai, įvertinimus pagrindžiančios pastabos, energetikos kelio žemėlapio tekstas, eksportuoti failai ir importuotų duomenų šaltinio įrašai. Taip pat panaikinamos asmeninės prieigos nuorodos. Statistiniais tikslais išsaugomi tik nuasmeninti duomenys: atvejo numeris, organizacijos tipas, regionas, įverčiai, kliūčių ir numatytų priemonių kategorijos. Gavus atitinkamą prašymą, atvejo duomenys taip pat gali būti visiškai ištrinti, jei tam nėra teisinių kliūčių.

Energetikos kelio žemėlapio saugojimas. Galutinis energetikos kelio žemėlapio dokumentas perduodamas jums ir pašalinamas iš įrankio. Dokumento kopijos saugomos kaip projekto įgyvendinimą pagrindžiantys dokumentai tiek, kiek to reikalauja projekto finansavimo sąlygos. Pagal programos „Interreg Baltic Sea Region“ finansavimo sutartį šie dokumentai saugomi trejus metus nuo oficialios projekto pabaigos – 2028 m. vasario 28 d., t. y. iki 2031 m. vasario 28 d.

Jeigu jūsų organizacija dalyvauja tolesniame peržiūros etape, jūsų pateikti duomenys gali būti atnaujinti. Ankstesnės jūsų energetikos kelio žemėlapio versijos saugomos kaip projekto įgyvendinimą pagrindžiantys dokumentai iki pirmiau nurodytos saugojimo pabaigos datos.

Prieigos nuorodų ir prisijungimo duomenų saugojimas. Jums suteikta asmeninė prieigos nuoroda nustoja galioti praėjus 30 dienų nuo jos sukūrimo arba anksčiau, kai pateikiate atsakymus. Sistemoje saugoma tik šios nuorodos prieigos rakto kriptografinės maišos reikšmė, o ne pats prieigos raktas. Naudotojo prisijungimo sesija automatiškai baigiama po keturių valandų neveiklumo. Vienkartinės slaptažodžio atkūrimo nuorodos galioja 60 minučių. Nepristatytų elektroninių laiškų kopijos ir elektroninio pašto siuntimo eilės įrašai ištrinami po 30 dienų.

Naudotojų paskyrų ir veiksmų žurnalo duomenų saugojimas. Naudotojų paskyros išjungiamos, kai prieiga prie įrankio tampa nebereikalinga. Veiksmų žurnale naudotojų paskyros identifikuojamos pagal joms priskirtus numerius. Veiksmų žurnalo įrašai saugomi trejus metus. Naudotojų pranešimai apie įrankio veikimo problemas ir pateikti pasiūlymai saugomi tol, kol juos ištrina sistemos administratorius. Atsarginių duomenų kopijų saugojimas. Iš veikiančios sistemos ištrinti duomenys gali būti laikinai išsaugoti atsarginėse kopijose, kol šios bus perrašytos, tačiau ne ilgiau kaip 30 dienų.

Slapukai

Įrankis naudoja vieną slapuką – sesijos slapuką (numatytasis pavadinimas „enc_rm“, jei sistemoje nenustatyta kitaip). Šis slapukas yra būtinas tinkamam įrankio veikimui užtikrinti. Jis naudojamas prisijungusių naudotojų sesijoms palaikyti, pasirinktai kalbai įsiminti, apsaugos nuo suklastotų užklausų žetonui perduoti ir trumpiems sistemos pranešimams išsaugoti. Slapukas nenaudojamas naudotojų veiklai sekti ar duomenų analizei atlikti. Siekiant užtikrinti duomenų saugumą, slapukui taikomi „HttpOnly“ ir „SameSite=Lax“ saugumo atributai, o naudojant saugų HTTPS ryšį – papildomai ir „Secure“ atributas. Naudotojo sesija automatiškai baigiama po keturių valandų neveiklumo. Kadangi šis slapukas yra griežtai būtinas įrankio veikimui, atskiro naudotojo sutikimo jį naudoti nereikalaujama. Svarbu: jums suteiktoje asmeninėje prieigos nuorodoje yra prieigos raktas, todėl prašome šios nuorodos neperduoti kitiems asmenims.

Duomenų pateikimas

Asmens duomenų pateikimas yra savanoriškas. Norint sukurti atvejo įrašą, būtina nurodyti tik organizacijos pavadinimą ir tipą. Atsakymai į kitus klausimus yra neprivalomi. Tačiau nepateikus pakankamai informacijos, gali būti neįmanoma parengti išsamaus ir organizacijos poreikius atitinkančio energetikos kelio žemėlapio. Nepateikus darbo el. pašto adreso, negalėsime išsiųsti jums asmeninės prieigos nuorodos.

Jūsų, kaip duomenų subjekto, teisės

Pagal Bendrąjį duomenų apsaugos reglamentą (BDAR) turite teisę susipažinti su savo asmens duomenimis (15 straipsnis), reikalauti juos ištaisyti (16 straipsnis), ištrinti (17 straipsnis), apriboti jų tvarkymą (18 straipsnis), teisę į duomenų perkeliamumą (20 straipsnis) ir teisę nesutikti su duomenų tvarkymu (21 straipsnis), kai tenkinamos atitinkamos BDAR nustatytos sąlygos. Jei jūsų duomenys tvarkomi remiantis teisėtu interesu, dėl su jūsų konkrečia situacija susijusių priežasčių galite bet kada nesutikti su tokiu tvarkymu. Jei duomenys būtų tvarkomi jūsų sutikimo pagrindu, galėtumėte bet kada jį atšaukti, nedarant poveikio iki atšaukimo atlikto duomenų tvarkymo teisėtumui.

Norėdami pasinaudoti savo teisėmis, kreipkitės el. paštu blum@regiovision-sn.de arba į jus konsultuojantį projekto partnerį. Atsakymą pateiksime per vieną mėnesį nuo prašymo gavimo, išskyrus BDAR numatytus atvejus, kai šis terminas gali būti pratęstas. Duomenų ištrynimas gali būti ribojamas, kai jų saugojimas būtinas pagal taikomus teisės aktus. Apie tokius apribojimus ir jų priežastis būsite informuoti.

Teisė pateikti skundą

Jeigu manote, kad jūsų asmens duomenys tvarkomi pažeidžiant BDAR reikalavimus, turite teisę pateikti skundą priežiūros institucijai, visų pirma valstybėje narėje, kurioje gyvenate, dirbate arba kurioje galimai padarytas pažeidimas (BDAR 77 straipsnis). Duomenų valdytojo priežiūrą vykdo Meklenburgo-Pomeranijos žemės duomenų apsaugos ir informacijos laisvės priežiūros institucija (Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern), adresas: Werderstraße 74a, 19055 Schwerin, Vokietija; korespondencijos adresas: Schloss Schwerin, Lennéstraße 1, 19053 Schwerin, Vokietija; el. paštas: info@datenschutz-mv.de; interneto svetainė: www.datenschutz-mv.de.

Pranešimo atnaujinimas

Paskutinio atnaujinimo data – 2026 m. spalio 30 d. Šis pranešimas atnaujinamas pasikeitus įrankio veikimui arba asmens duomenų tvarkymo sąlygoms.