Tietosuojaseloste

Kuka vastaa tiedoista

Yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) tarkoittama rekisterinpitäjä on tämän työkalun ylläpitäjä: RegioVision GmbH Schwerin, edustajanaan toimitusjohtaja Thomas Blum, Am Margaretenhof 28, 19057 Schwerin, Saksa. Kaikissa tietosuojaa koskevissa kysymyksissä ja oikeuksienne käyttämiseksi ottakaa yhteyttä: blum@regiovision-sn.de.

Tietosuojavastaava: ei nimetty, koska laki ei sitä edellytä; ottakaa yhteyttä suoraan rekisterinpitäjään osoitteessa blum@regiovision-sn.de.

Työkalua käytetään Interreg Baltic Sea Region -hankkeessa Energy Circle (#C074). Teitä neuvova kumppaniorganisaatio työskentelee työkalulla ja näkee tapauksenne tiedot; katso ”Kuka tiedot vastaanottaa”.

Ketä tämä seloste koskee

Tämä seloste koskee EnergyCircle Roadmapiin osallistuvien organisaatioiden (yritykset, kunnat, yhteisöaloitteet) henkilöitä, erityisesti organisaation yhteyshenkilöä, sekä hankkeen kumppaniorganisaatioiden henkilöstöä, joilla on työkalussa käyttäjätili.

Mitä tietoja käsittelemme, miksi ja millä oikeusperusteella

Organisaatiotiedot ja Quick Check -vastaukset: tiedot organisaatiostanne (nimi, tyyppi, sijainti, päätoimiala, koko), energialähteet ja energiankulutus, rakennukset ja järjestelmät, hukkalämpö ja muut resurssivirrat, vastuut, kokemus ja esteet, tavoitteet, ulkoiset tekijät ja tuen tarpeet. Nämä ovat pääosin yritystietoja; ne voivat olla henkilötietoja, jos organisaatio on hyvin pieni tai kyseessä on kansalaisaloite. Käyttötarkoitus: laatia yksilöllinen energiatiekarttanne yhdessä neuvovan kumppanin kanssa ja dokumentoida hankkeen tulokset. Oikeusperuste: tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta, kun käsittely palvelee pyytämäänne neuvontapalvelua, muutoin tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta (meidän ja hankekumppanien oikeutettu etu toteuttaa ja dokumentoida hanke).

Yhteyshenkilö: yhden yhteyshenkilön nimi, tehtävä, työsähköpostiosoite ja työpuhelinnumero organisaatiota kohden. Käyttötarkoitus: lähettää teille henkilökohtainen linkkinne, pitää yhteyttä, luovuttaa tiekartta ja vastata pyyntöihinne. Näitä tietoja ei tulosteta tiekarttaan, ne eivät kuulu anonymisoituun raportointiin eikä niitä luovuteta One-Stop-Energy-Shopille. Oikeusperuste: tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b tai f alakohta, kuten edellä.

Vapaateksti ja näyttömuistiinpanot: jotkin kentät hyväksyvät vapaatekstiä, ja neuvova kumppani voi lisätä jokaiseen arvioon näyttömuistiinpanon (enintään 2 000 merkkiä). Älkää kirjoittako yksittäisiä henkilöitä koskevia tietoja älkääkä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja (esimerkiksi terveys, uskonto, poliittiset mielipiteet, ammattiliiton jäsenyys). Työkalu ei pyydä tällaisia tietoja.

Neuvojan arvio ja tiekartta: Quick Check -vastaustenne pohjalta neuvova kumppani arvioi, kuinka kattavasti tiedot kuvaavat kutakin kuutta ulottuvuutta (asteikko 1–4). Tästä työkalu muodostaa tietoprofiilin ja toimenpide-ehdotuksia, joita kumppani muokkaa, ennen kuin mitään päätyy tiekarttadokumenttiin. Profiili kuvaa organisaatiota koskevien tietojen kattavuutta, ei henkilöä eikä organisaation suoriutumista. Teitä koskevaa oikeudellista tai vastaavaa merkittävää vaikutusta aiheuttavaa automaattista päätöksentekoa ei ole (tietosuoja-asetuksen 22 artikla): työkalu ehdottaa, ihminen päättää. Oikeusperuste: kuten edellä.

Kumppanien henkilöstön käyttäjätilit: nimi, työsähköpostiosoite, kumppaniorganisaatio, rooli, salasana (tallennetaan vain tiivisteenä), viimeisen sisäänkirjautumisen aika, epäonnistuneiden kirjautumisten laskuri ja tilapäinen lukitus (15 minuuttia) sekä kertakäyttöiset palautuslinkit (tallennetaan vain tiivisteenä, voimassa 60 minuuttia). Käyttötarkoitus: pääsynhallinta ja työkalun tietoturva. Oikeusperuste: tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta (työkalun turvallinen käyttö ja yhteistyö hankkeessa).

Toimintaloki: työkalu kirjaa, kuka loi, katsoi, muutti, vei tai poisti tapauksen ja kuka kirjautui sisään, sekä tilin, tapauksen numeron ja ajankohdan. Loki ei sisällä nimiä, yhteystietoja eikä vastauksia. Käyttötarkoitus: tietoturva, jäljitettävyys ja käsittelyn lainmukaisuuden osoittaminen. Oikeusperuste: tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta ja tietosuoja-asetuksen 32 artikla.

Sähköposti: lähetämme kutsun henkilökohtaisine linkkeineen yhteyshenkilön työosoitteeseen, salasanan palautuslinkit käyttäjille, lyhyitä ilmoituksia hankkeen omistajalle ja neuvovan kumppanin ylläpitäjille (tapahtuma, tapauksen numero, kumppani, organisaatiotyyppi, ajankohta ja linkki; ei koskaan nimiä, yhteystietoja tai vastauksia) ja, jos se on kytketty päälle, vastaanottokuittauksen vastaustenne lähettämisen jälkeen sekä yhteenvedon OSES:lle. Käyttötarkoitus: palvelun tuottaminen. Oikeusperuste: tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b tai f alakohta. Jos sähköpostin lähetystä ei ole määritetty, viestit kirjataan vain palvelimen muokattuun (tiedot poistettuun) lokiin.

Tekniset tiedot: kun avaatte sivun, verkkopalvelin käsittelee teknisiä tietoja, kuten IP-osoitteen, päivämäärän ja kellonajan, pyydetyn osoitteen ja selaintiedot, ja kirjoittaa ne palvelinlokeihin (poistetaan 14 päivän kuluttua). Kirjautumisen ja salasanan palautuksen suojaamiseksi väärinkäytöltä työkalu itse säilyttää tunnin ajan vain IP-osoitteen peruuttamattomasti muunnetun muodon (salaisella avaimella lasketun tiivisteen); itse osoitetta ei tallenneta. Työkalu ei käytä analytiikkaa, seurantaa tai mainontaa. Sen oma virhelokki sisältää teknisiä virheilmoituksia, jotka on suunniteltu niin, etteivät ne sisällä nimiä, yhteystietoja tai vastauksia. Oikeusperuste: tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta (vakaa ja turvallinen toiminta).

Käyttäjien ilmoitukset: kumppanien henkilöstö voi ilmoittaa ongelmista ja tehdä ehdotuksia. Ilmoitus sisältää tilin, luokan, näkymän, jolla se kirjoitettiin, otsikon ja valinnaisen kuvauksen. Käyttötarkoitus: työkalun parantaminen. Oikeusperuste: tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta.

Raportointi: ohjelmalle tehtävässä raportoinnissa käytetään vain anonymisoituja lukuja (tapausten lukumäärät, organisaatiotyypit, alueet, pisteet, esteluokat) ilman nimiä. Viimeistelty tiekartta säilytetään hankkeen todentamisaineistona (katso ”Kuinka kauan tietoja säilytetään”).

Excel-tuonti: kumppani voi tuoda Excel-työkirjan, joka on täytetty kanssanne offline-tilassa. Tiedosto luetaan muistissa, eikä sitä tallenneta; vain tarkistussumma säilytetään varoittamaan saman tiedoston tuomisesta kahdesti. Mikään ei siirry tapaukseen, ennen kuin kumppani on tarkistanut ja vahvistanut sen.

Mistä tiedot ovat peräisin

Teiltä henkilökohtaisen linkkinne kautta; neuvovalta kumppanilta, joka syöttää tietoja neuvonnan aikana tai tuo ne työkirjasta; sekä työkalulta itseltään, joka laskee pisteitä ja laatii ehdotuksia. Jos kumppani on syöttänyt yhteystietonne, tämä seloste on teille ilmoitus tietosuoja-asetuksen 14 artiklan mukaisesti; kutsusähköposti sisältää linkin siihen.

Kuka tiedot vastaanottaa

Neuvova kumppani: kyseisen kumppaniorganisaation henkilöstö, joka työskentelee tapauksenne parissa. Kumppanit näkevät vain omat tapauksensa; kumppanien välillä näkyvät vain anonymisoidut kokonaisluvut.

Ylläpitäjä: rekisterinpitäjän henkilöstö, joka ylläpitää ja tukee työkalua, mukaan lukien ylläpitäjät ja hankkeen omistaja. Hankkeen omistaja voi avata kaikkien kumppanien tapaukset valvontaa varten; jokainen tällainen käyttökerta kirjataan toimintalokiin.

One-Stop-Energy-Shop (OSES, ylläpitäjänä johtava kumppani Tønder Kommune konsortion puolesta): vain kun lisätukea pyydetään tai kumppani välittää tapauksen eteenpäin. Se saa jäsennellyn yhteenvedon sähköpostitse: tapauksen numero, organisaatiotyyppi, maa ja pilottialue, tila, tietoarviot ulottuvuuksittain, resurssivirtoja koskevat merkinnät (esimerkiksi hukkalämpö), pyydetty tuki ja toimenpiteiden lukumäärä aikajänteittäin. Se ei saa nimiä, yhteystietoja eikä vapaata tekstiä.

Puolestamme toimivat palveluntarjoajat henkilötietojen käsittelysopimuksen perusteella (tietosuoja-asetuksen 28 artikla): palvelinympäristö (Arsys Internet S.L.U., IONOS-konserni, konesali Espanjassa, EU) ja sähköpostin välitys (Arsys Internet S.L.U., samalla palvelimella, Espanja, EU).

Ohjelman elimet (hallintoviranomainen, yhteinen sihteeristö, tarkastajat): vain valvontaoikeuksiensa puitteissa, yleensä viimeistelty tiekartta tai anonymisoidut tiedot.

Emme myy tietoja emmekä käytä niitä mainontaan.

Palvelinympäristö ja siirrot kolmansiin maihin

Työkalu toimii palvelimella, jonka sijainti ja tarjoaja ovat: Arsys Internet S.L.U., IONOS-konserni, konesali Espanjassa, EU. Se ei lataa mitään kolmansien osapuolten palvelimilta: fontit toimitetaan samalta palvelimelta, eikä käytössä ole analytiikkaa, seurantapikseleitä tai ulkoisia komentosarjoja. Emme aio siirtää henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolisiin maihin. Jos tämä muuttuu, ilmoitamme siitä teille ja varmistamme asianmukaiset suojatoimet tietosuoja-asetuksen 44 artiklan ja sitä seuraavien artiklojen mukaisesti.

Kuinka kauan tietoja säilytetään

Tapauksen tiedot anonymisoidaan 24 kuukauden kuluttua tiekartan sopimisesta tai, jos tiekarttaa ei sovittu tai laadittu, 12 kuukauden kuluttua viimeisestä muutoksesta. Jos tiekartan versio lukittiin mutta sitä ei koskaan sovittu, ne anonymisoidaan 24 kuukauden kuluttua viimeisimmästä versiosta. Anonymisointi poistaa organisaation nimen, yhteystiedot, vapaatekstin, näyttömuistiinpanot, tiekarttatekstin, viedyt tiedostot ja tuodun lähdetietueen sekä mitätöi käyttölinkit. Tilastoja varten säilyvät vain tapauksen numero, organisaatiotyyppi, alue, pisteet sekä esteiden ja toimenpiteiden luokat. Tapauksen voi myös poistaa kokonaan pyynnöstä.

Viimeistelty tiekarttadokumentti luovutetaan teille ja poistuu työkalusta. Kopioita säilytetään hankkeen todentamisaineistona niin kauan kuin rahoitussäännöt edellyttävät: Interreg Baltic Sea Region -ohjelman tukisopimuksen mukaisesti kolme vuotta hankkeen virallisen päättymisen (28.2.2028) jälkeen eli 28.2.2031 asti.

Jos organisaationne osallistuu seurantakierrokseen, antamianne tietoja voidaan päivittää. Tiekarttanne aiemmat versiot säilytetään hankkeen todentamisaineistona edellä mainittuun säilytyspäivään asti.

Henkilökohtainen linkkinne vanhenee 30 päivän kuluttua ja kun lähetätte vastauksenne; se tallennetaan vain tiivisteenä. Kirjautumisistunto päättyy neljän tunnin jälkeen, jos ei ole toimintaa. Salasanan palautuslinkit ovat voimassa 60 minuuttia. Kopiot sähköposteista, joita ei voitu toimittaa, ja sähköpostijonon tietueet poistetaan 30 päivän kuluttua.

Käyttäjätilit poistetaan käytöstä, kun pääsyä ei enää tarvita. Toimintaloki viittaa tileihin numeroilla; sitä säilytetään seuraavan ajan: kolme vuotta. Käyttäjien ilmoituksia säilytetään, kunnes ylläpitäjä poistaa ne. Tuotantojärjestelmästä poistetut tiedot voivat säilyä varmuuskopioissa, kunnes ne ylikirjoitetaan (enintään 30 päivää).

Evästeet

Työkalu asettaa yhden evästeen, istuntoevästeen (nimeltään ”enc_rm”, ellei toisin ole määritetty). Se on ehdottoman välttämätön: se pitää kirjautuneet käyttäjät kirjautuneina, muistaa valitsemanne kielen, sisältää väärennettyjä pyyntöjä vastaan suojaavan turvatunnisteen ja säilyttää lyhyet näytöllä näkyvät viestit. Sitä ei käytetä seurantaan eikä analytiikkaan. Se on merkitty HttpOnly ja SameSite=Lax, ja Secure, kun käytätte HTTPS-yhteyttä; istunto päättyy neljän tunnin jälkeen, jos ei ole toimintaa. Koska eväste on ehdottoman välttämätön, suostumusta ei pyydetä. Henkilökohtainen linkkinne sisältää pääsyavaimen: älkää välittäkö sitä eteenpäin.

Tietojen antaminen

Tietojen antaminen on vapaaehtoista. Tapauksen aloittamiseen tarvitaan vain organisaation nimi ja organisaation tyyppi; kaikki muut vastaukset ovat vapaaehtoisia. Ilman tietoja emme voi laatia mielekästä tiekarttaa, ja ilman työsähköpostiosoitetta emme voi lähettää teille henkilökohtaista linkkiä.

Oikeutenne

Teillä on oikeus saada pääsy tietoihin (tietosuoja-asetuksen 15 artikla), oikeus tietojen oikaisemiseen (16 artikla), poistamiseen (17 artikla), käsittelyn rajoittamiseen (18 artikla), tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen (20 artikla) ja vastustamiseen (21 artikla). Voitte milloin tahansa henkilökohtaiseen tilanteeseenne liittyvällä perusteella vastustaa käsittelyä, joka perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohtaan. Jos käsittely joskus perustuu suostumukseenne, voitte peruuttaa sen milloin tahansa; työkalu ei tällä hetkellä pyydä suostumusta.

Näin autamme: kumppani voi antaa teille kopion tapauksestanne koneluettavana tiedostona, oikaista tietoja, asettaa tapauksen rajoitetuksi (vain luku, jätetään pois viennistä ja ilmoituksista) tai poistaa sen. Lähettäkää pyyntönne osoitteeseen blum@regiovision-sn.de tai neuvovalle kumppanillenne, joka välittää sen eteenpäin. Vastaamme kuukauden kuluessa. Hankkeen todentamisaineistoa, jota on rahoitussääntöjen mukaan säilytettävä, ei voida poistaa ennen säilytysajan päättymistä; kerromme teille, jos näin on.

Valitukset

Teillä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuoja-asetuksen 77 artikla), erityisesti asuinpaikkanne, työpaikkanne tai väitetyn rikkomisen tapahtumapaikan jäsenvaltiossa. Rekisterinpitäjän toimivaltainen viranomainen: Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern, Werderstraße 74a, 19055 Schwerin, Saksa; postiosoite: Schloss Schwerin, Lennéstraße 1, 19053 Schwerin; info@datenschutz-mv.de; www.datenschutz-mv.de.

Selosteen tila

Versio päivämäärältä 30.10.2026. Päivitämme tämän selosteen, kun työkalu tai käsittely muuttuu.