Informacja o ochronie danych

Kto jest odpowiedzialny

Administratorem danych w rozumieniu ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) jest operator tego narzędzia: RegioVision GmbH Schwerin, Am Margaretenhof 28, 19057 Schwerin, Niemcy, reprezentowana przez dyrektora zarządzającego: Thomas Blum. We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych oraz w celu skorzystania z przysługujących Państwu praw prosimy o kontakt: blum@regiovision-sn.de.

Inspektor ochrony danych: nie został wyznaczony, ponieważ nie wymagają tego przepisy; prosimy o kontakt bezpośrednio z administratorem pod adresem blum@regiovision-sn.de.

Narzędzie jest wykorzystywane w projekcie Interreg Baltic Sea Region Energy Circle (#C074). Organizacja partnerska, która Państwu doradza, pracuje z narzędziem i może widzieć dane Państwa sprawy; zob. „Kto otrzymuje dane”.

Kogo dotyczy ta informacja

Niniejsza informacja dotyczy osób w organizacjach uczestniczących w EnergyCircle Roadmap (przedsiębiorstwa, gminy, inicjatywy społeczne), w szczególności osoby kontaktowej organizacji, oraz pracowników organizacji partnerskich projektu posiadających konto użytkownika w narzędziu.

Co przetwarzamy, w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej

Dane organizacji i odpowiedzi z Quick Check: informacje o Państwa organizacji (nazwa, typ, lokalizacja, główna działalność, wielkość), źródła i zużycie energii, budynki i instalacje, ciepło odpadowe i inne strumienie zasobów, odpowiedzialności, doświadczenia i bariery, cele, czynniki zewnętrzne i potrzeby w zakresie wsparcia. Są to głównie dane przedsiębiorstwa; mogą one stanowić dane osobowe, gdy organizacja jest bardzo mała lub jest inicjatywą obywatelską. Cel: przygotowanie indywidualnej mapy drogowej w zakresie energii wspólnie z doradzającym Państwu partnerem oraz udokumentowanie wyników projektu. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy przetwarzanie służy usłudze doradczej, o którą Państwo wnioskowali, a w pozostałych przypadkach art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes oraz interes partnerów projektu w realizacji i dokumentowaniu projektu).

Osoba kontaktowa: imię i nazwisko, funkcja, służbowy adres e-mail i służbowy numer telefonu jednej osoby kontaktowej w każdej organizacji. Cel: przesłanie Państwu osobistego linku, utrzymywanie kontaktu, przekazanie mapy drogowej i odpowiadanie na Państwa zapytania. Dane te nie są drukowane w mapie drogowej, nie wchodzą w skład zanonimizowanej sprawozdawczości i nie są przekazywane do One-Stop-Energy-Shop. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO, jak wyżej.

Tekst swobodny i notatki dowodowe: niektóre pola przyjmują tekst swobodny, a doradzający partner może dodać do każdej oceny notatkę dowodową (do 2000 znaków). Prosimy nie wpisywać danych dotyczących osób fizycznych ani szczególnych kategorii danych (na przykład dotyczących zdrowia, wyznania, poglądów politycznych, przynależności do związków zawodowych). Narzędzie nie prosi o takie dane.

Punktacja refleksyjna i mapa drogowa: na podstawie Państwa odpowiedzi z Quick Check doradzający partner ocenia, jak kompletne są informacje w sześciu wymiarach (skala od 1 do 4). Na tej podstawie narzędzie tworzy profil informacyjny i propozycje działań, które partner redaguje, zanim cokolwiek trafi do dokumentu mapy drogowej. Profil opisuje kompletność informacji o organizacji, a nie osobę ani wyniki organizacji. Wobec Państwa nie jest podejmowana żadna zautomatyzowana decyzja wywołująca skutki prawne lub podobnie istotnie na Państwa wpływająca (art. 22 RODO): narzędzie proponuje, decyduje człowiek. Podstawa prawna: jak wyżej.

Konta użytkowników pracowników partnerów: imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, organizacja partnerska, rola, hasło (przechowywane wyłącznie w postaci skrótu), czas ostatniego logowania, licznik nieudanych prób logowania z tymczasową blokadą (15 minut) oraz jednorazowe linki do resetowania hasła (przechowywane wyłącznie w postaci skrótu, ważne 60 minut). Cel: kontrola dostępu i bezpieczeństwo narzędzia. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (bezpieczne działanie narzędzia i współpraca w projekcie).

Dziennik działań: narzędzie rejestruje, kto utworzył, wyświetlił, zmienił, wyeksportował lub usunął sprawę oraz kto się zalogował, wraz z kontem, numerem sprawy i czasem. Dziennik nie zawiera nazwisk, danych kontaktowych ani odpowiedzi. Cel: bezpieczeństwo, możliwość prześledzenia działań i dowód zgodności przetwarzania z prawem. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz art. 32 RODO.

E-mail: wysyłamy zaproszenie z Państwa osobistym linkiem na służbowy adres osoby kontaktowej, linki do resetowania hasła użytkownikom, krótkie powiadomienia do właściciela projektu i do administratorów doradzającego partnera (zdarzenie, numer sprawy, partner, typ organizacji, czas i link; nigdy nazwiska, dane kontaktowe ani odpowiedzi) oraz, jeśli funkcja jest włączona, potwierdzenie po przesłaniu przez Państwa odpowiedzi i podsumowanie do OSES. Cel: obsługa usługi. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO. Jeżeli nie skonfigurowano transportu poczty, wiadomości są zapisywane wyłącznie w zredagowanym logu na serwerze.

Dane techniczne: gdy otwierają Państwo stronę, serwer WWW przetwarza dane techniczne, takie jak adres IP, data i godzina, żądany adres i informacje o przeglądarce, i zapisuje je w logach serwera (usuwane po 14 dniach). Aby chronić logowanie i resetowanie hasła przed nadużyciami, samo narzędzie przechowuje przez godzinę jedynie nieodwracalnie przekształconą postać adresu IP (skrót z tajnym kluczem); sam adres nie jest przechowywany. Narzędzie nie stosuje analityki, śledzenia ani reklam. Jego własny dziennik błędów zawiera komunikaty techniczne zaprojektowane tak, aby nie zawierały nazwisk, danych kontaktowych ani odpowiedzi. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (stabilne i bezpieczne działanie).

Zgłoszenia od użytkowników: pracownicy partnerów mogą zgłaszać problemy i sugestie. Zgłoszenie zawiera konto, kategorię, ekran, na którym zostało napisane, temat i opcjonalny opis. Cel: ulepszanie narzędzia. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Sprawozdawczość: raporty dla programu wykorzystują wyłącznie zanonimizowane dane liczbowe (liczby spraw, typy organizacji, regiony, wyniki, kategorie barier), bez nazwisk. Ostateczna mapa drogowa jest przechowywana jako dokumentacja projektu (zob. „Jak długo przechowujemy dane”).

Import z Excela: partner może zaimportować skoroszyt Excela wypełniony z Państwem offline. Plik jest odczytywany w pamięci i nie jest zapisywany; przechowywana jest tylko suma kontrolna, aby ostrzec przed ponownym importem tego samego pliku. Nic nie trafia do sprawy, dopóki partner tego nie sprawdzi i nie potwierdzi.

Skąd pochodzą dane

Od Państwa, za pośrednictwem osobistego linku; od doradzającego partnera, który wprowadza dane podczas doradztwa lub importuje je ze skoroszytu; oraz z samego narzędzia, które oblicza wyniki i przygotowuje projekty propozycji. Jeżeli partner wprowadził Państwa dane kontaktowe, niniejsza informacja realizuje obowiązek informacyjny z art. 14 RODO; e-mail z zaproszeniem zawiera do niej odnośnik.

Kto otrzymuje dane

Doradzający partner: pracownicy tej organizacji partnerskiej, którzy zajmują się Państwa sprawą. Partnerzy widzą wyłącznie własne sprawy; między partnerami widoczne są tylko zanonimizowane dane zbiorcze.

Operator: pracownicy administratora, którzy prowadzą narzędzie i zapewniają jego wsparcie, w tym administratorzy i właściciel projektu. Właściciel projektu może otwierać sprawy wszystkich partnerów w celu nadzoru; każdy taki dostęp jest rejestrowany w dzienniku działań.

One-Stop-Energy-Shop (OSES, operator: Partner Wiodący, Tønder Kommune, w imieniu konsorcjum): wyłącznie wtedy, gdy zostanie zgłoszona prośba o dalsze wsparcie lub partner przekaże sprawę. OSES otrzymuje e-mailem uporządkowane podsumowanie: numer sprawy, typ organizacji, kraj i obszar pilotażowy, status, oceny informacji w poszczególnych wymiarach, oznaczenia strumieni zasobów (na przykład ciepła odpadowego), zgłoszone zapotrzebowanie na wsparcie i liczbę działań według horyzontu czasowego. OSES nie otrzymuje nazwisk, danych kontaktowych ani tekstu swobodnego.

Dostawcy usług działający w naszym imieniu na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO): hosting (Arsys Internet S.L.U., grupa IONOS, centrum danych w Hiszpanii, UE) i transport poczty e-mail (Arsys Internet S.L.U., na tym samym serwerze, Hiszpania, UE).

Organy programu (Instytucja Zarządzająca, Wspólny Sekretariat, audytorzy): wyłącznie w ramach ich uprawnień kontrolnych, zazwyczaj ostateczna mapa drogowa lub dane zanonimizowane.

Nie sprzedajemy danych i nie wykorzystujemy ich do celów reklamowych.

Hosting i przekazywanie do państw trzecich

Narzędzie działa w miejscu: Arsys Internet S.L.U., grupa IONOS, centrum danych w Hiszpanii, UE. Nie ładuje niczego z serwerów podmiotów trzecich: czcionki są dostarczane z tego samego serwera, a narzędzia analityczne, piksele śledzące i skrypty zewnętrzne nie są stosowane. Nie zamierzamy przekazywać danych osobowych do państw spoza UE/EOG. Jeżeli to się zmieni, poinformujemy Państwa i zapewnimy odpowiednie zabezpieczenia zgodnie z art. 44 i nast. RODO.

Jak długo przechowujemy dane

Dane sprawy są anonimizowane 24 miesiące po uzgodnieniu mapy drogowej lub, jeżeli mapy drogowej nie uzgodniono ani nie sporządzono, 12 miesięcy po ostatniej zmianie. Jeżeli wersja mapy drogowej została zamrożona, ale nigdy nie została uzgodniona, dane są anonimizowane 24 miesiące po najnowszej wersji. Anonimizacja usuwa nazwę organizacji, dane kontaktowe, tekst swobodny, notatki dowodowe, tekst mapy drogowej, wyeksportowane pliki i zaimportowany rekord źródłowy oraz unieważnia linki dostępu. Do celów statystycznych pozostają wyłącznie numer sprawy, typ organizacji, region, wyniki oraz kategorie barier i działań. Sprawę można też na wniosek usunąć całkowicie.

Ostateczny dokument mapy drogowej jest przekazywany Państwu i opuszcza narzędzie. Kopie są przechowywane jako dokumentacja projektu tak długo, jak wymagają tego zasady finansowania: zgodnie z umową o dofinansowanie w programie Interreg Baltic Sea Region przez trzy lata od oficjalnego zakończenia projektu w dniu 28 lutego 2028 r., tj. do 28 lutego 2031 r.

Jeżeli Państwa organizacja weźmie udział w kolejnej rundzie, przekazane przez Państwa dane mogą zostać zaktualizowane. Wcześniejsze wersje Państwa mapy drogowej są przechowywane jako dokumentacja projektu do podanej powyżej daty zakończenia przechowywania.

Państwa osobisty link wygasa po 30 dniach oraz po przesłaniu przez Państwa odpowiedzi; jest przechowywany wyłącznie w postaci skrótu. Sesja logowania kończy się po czterech godzinach bez aktywności. Linki do resetowania hasła są ważne 60 minut. Kopie wiadomości, których nie udało się dostarczyć, oraz zapisy kolejki poczty są usuwane po 30 dniach.

Konta użytkowników są dezaktywowane, gdy dostęp przestaje być potrzebny. Dziennik działań odwołuje się do kont przez numer; jest przechowywany przez trzy lata. Zgłoszenia od użytkowników są przechowywane do momentu ich usunięcia przez administratora. Dane usunięte z systemu produkcyjnego mogą pozostać w kopiach zapasowych do czasu ich nadpisania (maksymalnie 30 dni).

Pliki cookie

Narzędzie ustawia jeden plik cookie, sesyjny (o nazwie „enc_rm”, o ile nie skonfigurowano innej). Jest on bezwzględnie niezbędny: utrzymuje zalogowanych użytkowników w sesji, zapamiętuje wybrany język, zawiera token bezpieczeństwa chroniący przed sfałszowanymi żądaniami i przechowuje krótkie komunikaty wyświetlane na ekranie. Nie jest używany do śledzenia ani analityki. Jest oznaczony jako HttpOnly i SameSite=Lax oraz Secure, gdy korzystają Państwo z HTTPS; sesja kończy się po czterech godzinach bez aktywności. Ponieważ plik cookie jest bezwzględnie niezbędny, nie jest wymagana zgoda. Państwa osobisty link zawiera klucz dostępu: prosimy go nie przekazywać dalej.

Podanie danych

Podanie danych jest dobrowolne. Do rozpoczęcia sprawy potrzebne są wyłącznie nazwa i rodzaj organizacji; wszystkie pozostałe odpowiedzi są opcjonalne. Bez danych nie możemy przygotować sensownej mapy drogowej, a bez służbowego adresu e-mail nie możemy wysłać Państwu osobistego linku.

Państwa prawa

Przysługuje Państwu prawo dostępu do danych (art. 15 RODO), ich sprostowania (art. 16), usunięcia (art. 17), ograniczenia przetwarzania (art. 18), przenoszenia danych (art. 20) i sprzeciwu (art. 21). Mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw, z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją, wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Jeżeli przetwarzanie kiedykolwiek będzie opierać się na Państwa zgodzie, mogą Państwo ją w każdej chwili wycofać; narzędzie obecnie nie prosi o zgodę.

Jak pomagamy: partner może przekazać Państwu kopię sprawy w formacie nadającym się do odczytu maszynowego, poprawić dane, ustawić sprawę jako objętą ograniczeniem (tylko do odczytu, wyłączona z eksportów i powiadomień) lub ją usunąć. Prosimy przesłać wniosek na adres blum@regiovision-sn.de lub do doradzającego partnera, który przekaże go dalej. Odpowiadamy w ciągu jednego miesiąca. Dokumentacji projektu, którą należy zachować zgodnie z zasadami finansowania, nie można usunąć przed upływem okresu przechowywania; poinformujemy Państwa, jeśli dotyczy to Państwa sprawy.

Skargi

Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (art. 77 RODO), w szczególności w państwie członkowskim Państwa zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca domniemanego naruszenia. Organ właściwy dla administratora: Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern, Werderstraße 74a, 19055 Schwerin, Niemcy; adres do korespondencji: Schloss Schwerin, Lennéstraße 1, 19053 Schwerin; info@datenschutz-mv.de; www.datenschutz-mv.de.

Status niniejszej informacji

Wersja z dnia 30 października 2026 r.. Aktualizujemy tę informację, gdy zmienia się narzędzie lub przetwarzanie.